Cómo administrar una cuenta de tarjeta Jet corporativa

Cómo administrar una cuenta de tarjeta Jet corporativa

Si su negocio depende de viajes frecuentes, una tarjeta de jet corporativo puede ser la solución definitiva. Es como tener un jet privado a su alcance sin la responsabilidad (ni el gasto) de tener uno propio, gracias a las tarjetas de jet privado. Pero para sacarle el máximo provecho a su tarjeta, deberá administrar su cuenta con cuidado.

Aquí, profundizaremos en formas prácticas de administrar una tarjeta jet corporativa, cubriendo todo, desde el presupuesto y las políticas de uso hasta la elección de la tarjeta adecuada para su equipo.

¿Qué son los programas Jet Card?

Un programa de tarjeta jet es un servicio basado en membresía en el ámbito de la aviación privada que ofrece una forma sencilla de acceder a viajes en jet privado.

A diferencia de la propiedad fraccionada, donde posees una parte de una aeronave, o del chárter, donde reservas un avión para cada viaje individualmente, un programa de tarjeta de avión te permite prepagar horas de vuelo o fondos. Este depósito prepagado puede utilizarse para reservar vuelos en diversas aeronaves, lo que ofrece una solución de viaje flexible y cómoda.

Los programas de tarjetas Jet están diseñados para ofrecer lo mejor de viajar en jet privado sin las complejidades ni los compromisos de ser propietario. Ofrecen una experiencia optimizada, permitiéndole disfrutar del lujo y la eficiencia de los jets privados sin las cargas financieras y logísticas a largo plazo.

Ya sea que necesite volar para reuniones de negocios, visitas a clientes o viajes en equipo fuera de las instalaciones, un programa de tarjeta jet le garantiza acceso a una flota de aeronaves adaptada a sus necesidades.

¿Qué es una tarjeta Jet Corporativa y por qué es importante?

Piense en una tarjeta de jet corporativo como una tarjeta prepago para vuelos privados. En lugar de reservar cada vuelo por separado, una tarjeta de jet le da acceso a una flota de jets según las horas de vuelo o el saldo prepago .

En estos programas se suelen incluir aviones ligeros con capacidad para hasta siete pasajeros, lo que supone una opción eficiente para vuelos de corto a mediano alcance.

Es una solución optimizada que le permite disfrutar de las ventajas de viajar en avión (comodidad, flexibilidad y privacidad) sin los costos de la propiedad total.

Los beneficios son claros:

• Programación flexible : reserve vuelos cuando los necesite, incluso con poca antelación.
• Costos predecibles : muchas tarjetas jet ofrecen tarifas fijas por hora, por lo que sabe qué esperar en términos de costo.
• Ahorro de tiempo : evite las largas colas de seguridad y vuele a aeropuertos más pequeños y más cercanos a su destino.
• Privacidad para negocios sensibles : Mantenga esas conversaciones importantes a bordo sin la preocupación de que otros viajeros puedan escucharlas.

Una tarjeta de jet corporativo ayuda a que sus viajes de negocios sean eficientes y fáciles de administrar, pero como cualquier herramienta, funciona mejor cuando se usa de manera efectiva.

¿Cómo gestionar una cuenta de tarjeta Jet Corporativa?

Siga los siguientes pasos para administrar de manera eficiente una cuenta de tarjeta jet corporativa.

Paso 1: Designar un administrador de cuenta dedicado

Para aprovechar al máximo su tarjeta jet, asigne a alguien de su equipo para que sea la persona de referencia para todo lo relacionado con la tarjeta jet, al tiempo que garantiza que todo el equipo participe en el proceso.

Esta persona supervisará las reservas, hará un seguimiento del uso y se asegurará de que todos los viajes cumplan con las políticas de la empresa. Al tener una sola persona a cargo, es menos probable que se quede sin horas inesperadamente o se pierda detalles importantes.

Este gerente dedicado también se mantiene en estrecho contacto con el proveedor de la tarjeta Jet, atendiendo cualquier pregunta, resolviendo problemas y supervisando la actividad de la cuenta. Será responsable de dar seguimiento a los gastos, asegurar que los empleados cumplan con las políticas de uso y recopilar información para la planificación futura.

Paso 2: Crear políticas de uso claras para viajes en jet privado

Un presupuesto bien planificado es clave para gestionar cualquier tarjeta de avión corporativo. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Determina tus necesidades de viaje: Comienza analizando la frecuencia con la que viaja tu equipo y los destinos que frecuenta. Esto te ayudará a elegir el paquete de tarjeta de viaje ideal según tus necesidades reales, sin sobrecomprar ni quedarte sin horas.
2. Establece un presupuesto claro: Una vez que tengas claras tus necesidades de viaje, establece un presupuesto para los gastos de tu tarjeta de jet. Con muchas tarjetas que ofrecen tarifas fijas por hora, es fácil planificar con antelación y mantener los costos predecibles.
3. Monitorea y ajusta según sea necesario: Vigila de cerca el uso y los gastos para mantenerte dentro del presupuesto. Revisar los gastos regularmente te ayuda a evitar sorpresas y a realizar los ajustes necesarios con antelación.

Al establecer un presupuesto y realizar un seguimiento de los gastos, mantendrá los costos de su tarjeta de jet manejables y se asegurará de pagar solo por lo que necesita.

Paso 3: Crear políticas de uso claras

Unas pocas políticas claras pueden marcar una gran diferencia en el buen funcionamiento de todo. Esto es lo que debes incluir:

1. Defina quién puede usar la tarjeta: Decida qué empleados pueden usarla. Generalmente, esto incluye a ejecutivos, gerentes y cualquier persona cuyo puesto implique viajes frecuentes.
2. Describa los usos aceptables: Especifique qué se considera un viaje de negocios apropiado, como reuniones con clientes, conferencias o visitas a proyectos. Esto ayuda a garantizar que la tarjeta de viaje solo se use para viajes de trabajo.
3. Establezca pautas de aprobación: Establezca un proceso de aprobación rápido y sencillo. Esto podría implicar enviar una solicitud con varios días de antelación al vuelo o obtener la aprobación de un gerente para viajes de alto costo.
4. Planifique cancelaciones y cambios: Las cancelaciones ocurren, pero pueden generar cargos si no tiene cuidado. Asegúrese de que todos sepan con cuánta anticipación deben cancelar o reprogramar sus vuelos para evitar penalizaciones, especialmente en temporada alta.

Al implementar políticas de uso, evitará costos innecesarios y mantendrá a todos informados sobre cómo se puede y se debe usar la tarjeta Jet.

Paso 4: Seguimiento de horas y gestión del uso

Llevar un registro de tus horas de vuelo o de tus fondos es clave para evitar gastos inesperados. Aquí te explicamos cómo:

• Registra cada vuelo : Registra destinos, horas de vuelo y el propósito de cada viaje. Esto te ayuda a identificar patrones de uso y a encontrar áreas donde puedes ahorrar.
• Revise sus estados de cuenta regularmente : La mayoría de los proveedores ofrecen estados de cuenta mensuales o trimestrales, o acceso en línea para monitorear su consumo. Úselos para ver su situación y detectar cualquier problema a tiempo.
• Previsión de necesidades futuras : Analiza tu consumo actual para estimar tus necesidades futuras. Así, sabrás si necesitas añadir más horas, ajustar tu plan o explorar otras opciones.

Mantener un control estricto del uso evita sorpresas de último momento y ayuda a garantizar que aproveches al máximo cada hora de vuelo.

Paso 5: Explore las opciones del programa Company Jet Card y elija la opción más adecuada

Las diferentes tarjetas de jet privado ofrecen diferentes beneficios, modelos de precios y políticas. Las tarjetas de jet privado funcionan con un modelo de prepago, lo que permite a los miembros destinar fondos para reservar vuelos chárter en jet privado. Ofrecen beneficios como precios transparentes , comisiones de gestión fijas y servicio prioritario. Al elegir el programa adecuado para su empresa, considere:

1. Modelos de precios: Algunas tarjetas de jet ofrecen tarifas fijas por hora, mientras que otras funcionan con un sistema de depósito donde los fondos se descuentan por vuelo. Las tarifas fijas permiten mantener los costos predecibles, mientras que un modelo de depósito ofrece flexibilidad si sus necesidades de viaje varían.
2. Opciones de flota: Considere sus necesidades de viaje habituales: algunos viajes solo requieren un avión ligero, mientras que otros requieren una cabina más grande. Elija un proveedor con variedad de opciones de aeronaves para no pagar por más aviones de los que necesita.
3. Beneficios adicionales: Algunas tarjetas de jet incluyen extras como transporte terrestre, wifi a bordo y servicio de catering. Considere qué es lo más importante para sus viajeros y elija un proveedor que se ajuste a sus necesidades.
4. Horarios pico y políticas de cancelación: Algunos proveedores cobran un cargo adicional por vuelos en horarios pico o tienen políticas de cancelación estrictas. Asegúrese de comprender estos términos para evitar cargos inesperados.
5. Cobertura del servicio: No todas las tarjetas jet cubren destinos internacionales, por lo que si su negocio implica viajes frecuentes al exterior, verifique que el área de servicio del programa se ajuste a sus necesidades.

Al considerar estos factores, encontrará un programa que ofrezca el mejor equilibrio entre flexibilidad, precios y servicio para las necesidades de su empresa.

Consideraciones fiscales y financieras

Al considerar un programa de tarjetas de jet, es importante tener en cuenta las implicaciones fiscales y financieras. Dependiendo de sus circunstancias específicas, el costo del programa podría ser deducible de impuestos como gasto empresarial. Esta posible deducción puede marcar una diferencia significativa en la rentabilidad general del programa.

Además, algunos proveedores de tarjetas de jet ofrecen opciones de financiamiento u otros incentivos financieros para que la inversión sea más manejable. Para comprender completamente los beneficios fiscales y las consideraciones financieras, es recomendable consultar con un asesor fiscal o financiero. Ellos pueden brindarle asesoramiento personalizado según la situación particular de su negocio, asegurándose de que tome la decisión más informada.

Consideraciones de seguridad y protección

La seguridad es fundamental en los viajes en jet privado, y los programas de tarjetas de jet no son la excepción. Estos programas suelen adherirse a estrictos protocolos de seguridad, que incluyen rigurosos estándares de mantenimiento y la contratación de pilotos altamente experimentados. Este compromiso con la seguridad garantiza que cada vuelo se realice en un entorno seguro, brindándole tranquilidad.

Además, muchos programas de tarjetas de jet ofrecen acceso seguro a internet y un entorno privado, lo que le permite realizar negocios durante el vuelo sin preocuparse por la seguridad ni la confidencialidad de sus datos. Este entorno seguro es especialmente valioso para equipos de ventas y ejecutivos que manejan información sensible o propiedad intelectual. Antes de unirse a un programa de tarjetas de jet, es fundamental investigar el historial de seguridad y las medidas de seguridad del proveedor para asegurarse de que cumplan con sus estándares.

Al comprender estos aspectos clave, puede elegir con confianza un programa de tarjeta jet que se ajuste a sus necesidades y prioridades de viajes de negocios.

Conclusión: Aproveche al máximo su tarjeta de avión corporativo para viajes de negocios

Gestionar una tarjeta de jet corporativo no se trata solo de reservar vuelos; se trata de hacer que los viajes sean fluidos, predecibles y rentables para su equipo. Con un gestor de cuentas dedicado, políticas claras, un presupuesto definido y un seguimiento regular, sacará el máximo provecho de su tarjeta y simplificará sus viajes de negocios.

Ya sea que su equipo viaje a reuniones con clientes, a eventos fuera de la oficina o a conferencias del sector, un programa de tarjetas de viaje bien gestionado les ayuda a llegar de forma eficiente y con estilo. Así que tómese el tiempo para planificarlo todo con cuidado y disfrute de la tranquilidad de saber que las necesidades de viaje de su empresa están en buenas manos.

‍